Assistant(e) de direction F/H

BETOM Ingénierie recherche pour son agence de Versailles, un(e) Assistant(e) de direction.

• Assure l’assistance de la direction groupe Betom Ingénierie pour l’ensembles des marques du groupe (sur le périmètre géographique régional du directeur d’agence).
• Participe, et prend en charge des tâches et missions pour la réalisation de toutes actions d’assistance de direction régionale sur le périmètre régional (sur le périmètre géographique régional du directeur Régional).
• Participe à la synergie globale du groupe Betom en liaison avec direction générale du groupe Betom, les directions de chaque entité du groupe et les directions et assistantes de direction des différentes agences du périmètre régional.

Assister la direction de l’agence de Versailles dans le suivi et l’évolution de l’activité.

• Assistance à la gestion opérationnelle de l’agence
• Application du Système Qualité Groupe

Assister la Direction de l’Agence du site de Versailles, dans le suivi et l’évolution de l’activité de l’agence :

• Assistance à la gestion opérationnelle de l’agence,
• Application du Système Qualité Groupe.

Responsabilités Opérationnelles

Assistance à la gestion opérationnelle de l’agence de Versailles

Gère les plannings de la Direction de l’agence (congés, visites clientèle…),

Gère les appels téléphoniques de la Direction de l’agence,

Elabore les comptes-rendus de réunion de Direction,

Assiste la Direction dans la rédaction et / ou la mise en forme des documents à destination des clients,

Réalise les tableaux de synthèse prévisionnel de chiffre d’affaires de la BU  sur la base des données

Assure la diffusion des informations de la direction régionale à l’ensemble des collaborateurs de l’agence.

Assistance à la gestion opérationnelle de l’agence

Gère les plannings de l’agence (congés, visites clientèle…),

Gère les appels téléphoniques de la Direction,

Elabore les comptes-rendus de réunion de production, et les comptes rendus de réunion de Direction,

Supervise la gestion des envois et des réceptions des courriers et la diffusion aux interlocuteurs concernés,

Gère les demandes de congés et de RTT de l’Agence,

Assiste la Direction dans la rédaction et / ou la mise en forme des documents à destination des clients,

S’assure que les dossiers administratifs des affaires sont à jour : codification, contenu des dossiers…

Tient à jour le tableau prévisionnel de chiffre d’affaires de l’agence mois par mois en collaboration avec le service facturation du Siège,

Etablit la facturation des BU Betom ingénierie Versailles

Gère les fournitures,

Diffuse les informations destinées à l’ensemble des collaborateurs, qui lui sont transmises par la Direction et le service communication.

Application du Système qualité Groupe

Participe à la mise en œuvre du système qualité, en respectant les procédures et les documents en vigueur,

Assure la diffusion des mises à jour du système qualité au niveau de l’agence,

Doit ouvrir une fiche de progrès en cas dysfonctionnement,

Assure la gestion administrative des non-conformités au niveau de l’agence.

Nota :  L’énumération qui précède n’est pas limitative et cette fonction peut entraîner des missions et des responsabilités particulières nécessitées par son implication dans l’environnement propre de chaque projet ou défini avec la direction de la structure concernée.

De formation supérieure secrétariat de direction/assistant(e) de gestion PME/PMI, vous avez acquis minimum 5 ans d’expérience sur un poste similaire en bureau d’études ou ingénierie spécialisée en MOE ou bureau d’exécution entreprise. Vous maîtrisez le Pack Office, ainsi que les logiciels spécifiques métiers.

Polyvalent(e), organisé(e), rigoureux(se), vous avez l’esprit d’équipe et le sens du service client. Votre esprit de synthèse ainsi que votre flexibilité vous permettent de mener à bien vos missions.